Email SPAM: tutto quello che devi sapere

Email nello SPAM: l’odiato inconveniente

A tutti è capitato almeno una volta di dover fare i conti con Email SPAM che intasano la casella di posta. È un inconveniente davvero fastidioso quando riceviamo la nostra posta personale o gestiamo un indirizzo di posta aziendale. Ma tutto ciò può diventare un vero e proprio problema se è la nostra posta a finire erroneamente nello SPAM dei nostri destinatari.
Pensiamo a quanti rischi corriamo se un importante Email di lavoro, contenente preventivi o contratti, finisse nello SPAM dei nostri clienti.  Avremmo una perdita non solo in termini di tempistiche, ma anche e soprattutto di immagine.

Per questo motivo è bene conoscere a fondo l’argomento e sapere come agire nel caso in cui ci si trovasse di fronte al problema. Innanzitutto vediamo quali sono i motivi per cui le nostre Email finiscono nella casella di posta indesiderata.

Perché una Email finisce nella casella SPAM

La causa principale di questo fenomeno è dovuta al fatto che a catalogare la posta è un software che svolge in automatico una serie di operazioni. Se il contenuto delle nostre Email presenta caratteristiche sospette, l’algoritmo prenderà i provvedimenti che ritiene necessari. È nostro compito dunque stare attenti a una serie di aspetti per evitare che ciò accada.

Una scarsa attenzione a quanto spiegheremo di seguito può infatti portare il nostro server o dominio a essere inserito in una blacklist. Quest’ultima è in sostanza un elenco di indirizzi non approvati dagli spider che gestiscono i client di posta elettronica. A sua volta, essere inseriti in una blacklist comporta una possibilità più elevata che le nostre Email finiscano nello SPAM. Si instaura quindi un circolo vizioso per cui diventa davvero difficile far recapitare correttamente la nostra posta ai destinatari.

Possiamo dire che questo è uno dei primi motivi per cui le nostre Email vengono catalogate come SPAM. Andiamo ora ad analizzare quali sono le altre possibili cause da tenere in considerazione.

Hosting condiviso: problemi in comune

Avere un sito web che usa un Hosting condiviso implica che il sever che ospita il nostro dominio contiene anche molti altri domini. Ciò significa che se un utente adotta un “comportamento inappropriato“, a pagarne le conseguenze saranno tutti gli utenti ospitati dal server. Può capitare quindi che il nostro indirizzo finisca indirettamente in una blacklist a causa di problemi generati dagli altri domini.

Troppe Email inviate in poco tempo

Alle attività può capitare a volte di dover inviare una stessa Email a più destinatari. Si pensi agli auguri in occasione delle festività, inviti a eventi o informazioni relative a cambiamenti interni dell’azienda.
Purtroppo però i software che si occupano di filtrare e analizzare i messaggi in uscita registrano questo fenomeno come sospetto. Di conseguenza la nostra posta finisce inevitabilmente nella cartella SPAM.

Scrittura sbagliata: Email SPAM assicurata  

I client che gestiscono le Email lavorano con dei filtri antispam in grado di leggere il contenuto inviato. Se nella Email compare qualche termine spesso usato dagli spammer, questa verrà considerata indesiderata e non inviata correttamente al destinatario. Si tratta di espressioni anche molto comuni ( come “garantito”, “prezzo più basso”, “rimborso”) ma che insospettiscono gli spider. Particolare attenzione è necessaria per una serie di tematiche, quali prodotti di bellezza e farmaceutici, bollette, casinò online.

La scrittura del contenuto di una Email deve seguire dunque delle regole ben specifiche per evitare di essere etichettati come SPAM. Quello relativo alla scrittura è infatti uno dei motivi più ricorrenti, per cui è necessaria la massima attenzione.

Indesiderati dai destinatari

Un’altra delle ragioni per cui possiamo finire tra le Email SPAM è dovuta banalmente a una segnalazione da parte del destinatario. Questo può accadere sostanzialmente per due motivi.
Potremmo aver inviato newsletter a utenti che non ci hanno mai concesso l’approvazione, perché non interessati a quanto proponiamo. O in alternativa, la motivazione potrebbe derivare dal non aver inserito nella Email la possibilità di effettuare una disiscrizione.

Attenzione a link e immagini

Esiste nel web un gran numero di siti illeciti segnalati nelle blacklist. Quando inviamo in una Email il link a un sito di questo tipo i client la identificano subito come SPAM. Spesso però questo accade anche quando citiamo link legali e che dovrebbero quindi essere sicuri. È probabile quindi che tali siti siano stati compromessi e usati per diffondere malware o appunto SPAM.
È perciò molto importante stare sempre attenti alla natura dei siti che linkiamo nelle nostre Email, per non subire conseguenze indesiderate.

Infine è bene sapere che spesso gli spammer inviano Email contenenti esclusivamente immagini. Questo perché consapevoli del fatto che gli spider non sono in grado di leggere il contenuto di una foto. Per tale ragione bisogna stare attenti a non inserire nelle Email immagini il cui peso supera quello del contenuto scritto. Inoltre, a garantirci un posto nella casella di posta indesiderata concorrono anche tutte quelle immagini che anziché presentare elementi grafici contengono un contenuto scritto. Ciò viene visto infatti dai filtri antispam come posta indesiderata.

Come agire per avere una posta elettronica sicura

A questo punto andiamo a vedere come comportarci per ovviare a questo problema. Analizzeremo quali precauzioni prendere per evitare che la nostra posta finisca nello SPAM e come rimediare nel caso in cui succeda.
In base a quanto detto, risulta evidente che bisogna agire su diversi fronti e prestare attenzione a molteplici aspetti che abbiamo finora probabilmente ignorato.

Usa una password sicura

L’errore che spesso si commette è quello di non usare password adeguate per le proprie caselle di posta elettronica. Ci si limita a impostare la password con sequenze facili o ancor peggio mantenendo quelle di default. O ancora, se si possiede più di un indirizzo si tende a mantenere la stessa password per tutti per facilitarne la memorizzazione. Errore gravissimo!

Violare account con password non elaborate è ormai diventato semplicissimo. Se il nostro indirizzo viene sfruttato per inviare Email SPAM, guadagnarci un posto nelle blacklist è immediato.
È fondamentale quindi utilizzare password lunghe e articolate, difficili da essere manomesse. Ma soprattutto è bene diversificarle per ogni indirizzo di posta che abbiamo. In caso di necessità sarà quindi sufficiente modificare una sola password per risolvere il problema.

Un altro accorgimento è quello di non condividerla con nessuno e modificarla frequentemente, anche qualora non si fossero verificati fenomeni di violazione dell’account.
Infine un’altra buona protezione è fornita dall’impostazione “autenticazione a due fattori“. Consiste nel dover superare due step per effettuare l’autenticazione. Il primo è naturalmente la password. Il secondo è un codice casuale ricevuto via Sms.

Aggiorna periodicamente il sito

Molte volte all’interno dei siti web vengono inseriti di form di contatto con cui l’utente può comunicare all’attività  per richiedere informazioni. Una volta compilato, questo invia all’utente una Email di conferma come risposta automatica. Inoltre spesso anche il proprietario del sito riceve una Email come notifica.
Per permettere questo vengono installati nel sito dei plugin e delle estensioni.

Per i bot, che manomettono i siti,  violarli per  produrre SPAM è un’operazione piuttosto semplice. La manutenzione del sito, affidata a un professionista, diventa quindi fondamentale. Aggiornare periodicamente i plugin e le estensioni di contatto sono la prima forma di protezione utile. Per questo motivo affidarsi a un professionista è la scelta migliore. Sarà in grado infatti di realizzare un sito ottimizzato sotto tutti gli aspetti (leggi questo articolo per scoprire le 10 regole per un sito efficace).
In aggiunta è sempre bene installare dei sistemi per richiedere la verifica dell’utente, come il reCAPTHA di Google.

Attenzione a ciò che scrivi 

Come abbiamo spiegato prima, i filtri antispam sono in grado di leggere quanto scriviamo, per poter individuare forme di SPAM e bloccare eventualmente l’invio della Email sospetta. Stiamo attenti dunque ai termini e le espressioni che usiamo quando scriviamo, per evitare di essere tacciati come spammer.

È fondamentale inserire sempre un oggetto della Email, non esagerare con la punteggiatura o con l’inserimento di emoji, ma soprattutto la scrittura in maiuscolo è bandita! Inoltre, come dicevamo, bisogna evitare di inviare messaggi contenenti solo immagini e termini ritenuti SPAM. Infine assicuriamoci di aver inserito solo link provenienti da siti web sicuri.

Aggiungi il contatto in rubrica

Una soluzione facile e immediata è quella di aggiungere un contatto nella propria rubrica. Tutte le Email ricevute da indirizzi registrati vengono considerate sicure in quanto sappiamo chi è il mittente che ce le ha inviate.
Pertanto, se notiamo che le nostre Email finiscono sempre nella posta indesiderata di qualche nostro cliente, possiamo chiedere loro di aggiungerci nella rubrica così da evitare l’inconveniente nel futuro.

Scansionare il sito e verificare se si è finiti in una Blacklist

Quando si possiede un indirizzo Email aziendale è sempre opportuno affidarsi a un esperto per la manutenzione. Evitare di finire in una blacklist è sempre meglio che porre poi rimedio. Ma come fare per capire se il nostro indirizzo è stato associato a una lista nera? Il modo migliore è scansionare il sito con appositi strumenti, come ad esempio Mx ToolBox, che ci forniscono dei report in tempi rapidissimi.

In caso di esito positivo, possiamo chiedere di segnalare la nostra Email come “non SPAM”, così da rieducare l’algoritmo a riconoscere il nostro indirizzo. Il problema dovrebbe sparire nel giro di poco tempo. Altrimenti, un’altra possibilità che abbiamo è quella di contattare direttamente i singoli utenti che hanno in gestione le blacklist.

Usare un server SMTP

Lo strumento ideale per fare Email marketing è usare un server SMTP. È sempre sconsigliato infatti usare il proprio indirizzo personale per inviare newsletter. Questo perché il numero eccessivo di Email inviate improvvisamente può portare i filtri antispam a segnalarci. Ciò potrebbe diventare un problema importante quando poi vogliamo inviare fatture, preventivi o altre informazioni ai clienti.

Esistono invece strumenti ideati appositamente per questo tipo di marketing. Programmi, come Mailchimp, consentono di inviare Email in tutta sicurezza. Essi lavorano infatti con dei filtri che, lavorando nel rispetto delle regole CAN-SPAM, assicurano che la propria posta non finisca mai nella casella di posta indesiderata dei destinatari.

Le tue Email finiscono spesso nella casella SPAM?
Sei sicuro di rispettare tutte queste regole?